Diktiergeräte Guide

Sie müssen schnell und effizient arbeiten und gleichzeitig alle Arbeitsschritte dokumetieren? Für viele ist deswegen ein Diktiergerät bei der Arbeit unverzichtbar. Eigentlich ein simpler Prozess: Sie sprechen das Diktat auf und lassen es anschließend von einer Schreibkraft transkribieren. So sparen Sie sich nicht einfach nur Zeit, sonder sind tatsächlich bis zu sieben mal schneller!

Das überzeugt. Vielleicht denken Sie deswegen auch darüber nach ein Diktiergerät zu kaufen? Zinuss erleichtert Ihnen die Entscheidung. Hier sind vier grandiose Wege, um effizient zu diktieren. Mit diesem Guide finden Sie die für Ihren Workflow passene Methode und die richtige Ausführung des Diktiergeräts. 

Analog diktieren mit Kassette und Band

Analoge Tonbandgeräte

Sie diktieren auf eine Kassette, die Ihre Sekretärin danach transkribiert und archiviert.


Vorteile: einfach, kein Computer erforderlich, bewährte Technologie
Nachteile: Kassette (nutzt sich ab), begrenzte Aufnahmezeit, geografisch begrenzt, teuer


Diktiergeräte mit Kassetten sind eine bewährte Technologie der 60er Jahre und weltweit schwören immer noch viele Nutzer auf die zuverlässige Methode. Schließlich ist es eine einfach Lösung, die Ihnen erlaubt zu diktieren, ohne dabei auf einen Computer angewiesen zu sein. Dabei sprechen Sie auf eine Kassette, die entweder 2x15 oder 2x30 Minuten Aufnahmezeit bietet. Sobald Ihre Schreibkraft das Band transkribert hat, können Sie den Inhalt wieder löschen, um die Kassette für neue Aufnahmen zu verwenden. Natürlich kann das Band bei Bedarf auch archiviert werden. Ein sicheres Verfahren, das seit vielen Jahren zuverlässig funktioniert. Analoge Diktiergeräte sind deswegen häufig eine Lösung für kleine Unternehmen besonders, wenn die Umstellung auf digitale Arbeitsprozesse noch weit in der Zukunft liegt.

Hier finden Sie zum Beispiel analoge Diktiergeräte: 

Philips LFH488

Philips LFH720

Digitale Diktierung

Digitales Diktieren

Sie diktieren über einen Voice Rekorder, der die Audiodatei direkt auf Ihren Computer überträgt, sobald er angeschlossen wird. Mit der benutzerfreundlichen Software können Sie die Diktate bearbeiten und automatisch an Ihre Schreibkraft senden. Die Aufzeichnungen werden anschließend transkribiert und sicher archiviert.


Vorteile: Hervorragender Klang, mehrere Aufnahmeoptionen, Übertragung über große Entfernungen, hohe Sicherheit, hohe Kapazität, ideal für längere Diktate
Nachteile: Die Einrichtung der Arbeitsprozesse ist aufwendiger


Ein digitaler Rekorder zeichnet Ihre Diktate auf und speichert diese in eine Datei, die Sie auf dem Computer ablegen können. Ihr Diktiergerät kann bis zu 70 Stunden aufnehmen - lange analoge Diktate sind also problemlos möglich. Zudem können Sie die Audiodatei verschlüsselt weiterschicken und nur einer bestimmten Person den Zugriff erlauben.

Mit dem richtigen Setup auf Ihrem Computer ist es unglaublich einfach und unkompliziert Ihre Aufnahmen zu übertragen. (Lesen Sie zum Beispiel: Anleitung für digitale Olympus Diktiergeräte). Die entsprechende Software, die oft im Lieferumfang enthalten ist, bietet die Option Informationen, Kommentare und Dateien an das Diktat anzuhängen. Ihre Dokumentationen und Informationen können zu einem späteren Zeitpunkt äußerst nützlich sein. Sobald Sie das Diktat abgeschlossen haben, wird es automatisch an Ihre Sekretärin gesendet. Dabei läuft die gesamte Kommunikation via Email oder den Server. Heutzutage müssen Schreibkräfte nicht mehr nur an Ihrem Arbeitsplatz sitzen, um Dateien zu bekommen.

Einige Beispiele für digitale Diktiergeräte:

Olympus DS-9500 

Philips LFH3510 

Smartphone-App für das Diktieren

Smartphone-App für Diktate

Sie diktieren direkt auf das Smartphone und benötigen kein Diktiergerät mehr. Eine App auf Ihrem Telefon leitet die Aufnahme automatisch an eine Schreibkraft weiter, die dann die Datei transkribiert und archiviert.


Vorteile: Ihr Smartphone kann als Voice Rekorder fungieren
Nachteile: Schlechter Sound, viele unzuverlässige Apps (bleiben Sie bei Philips oder Olympus)


Heutzutage sind wir viel mobiler und unsere Telefone gewinnen ständig an neuen Funktionen - so auch das Diktiergerät als App. Auch die Hersteller Philips und Olympus haben eigene Apps, die Sie dabei unterstützen Diktate aufzunehmen. Sie müssen dafür kein zusätzliches Gerät kaufen und sind unterwegs stets bereit zu diktieren. Ein großer Vorteil für alle, die ständig in Bewegung sind und einen vollen Arbeitstag haben.

Ihr Telefon sendet die Aufzeichnung an die Sekretärin, damit das Dokument auf Ihrem Arbeitsplatz bereit liegt, sobald Sie wieder im Büro sind. So vermeiden Sie unnötige Wartezeiten. Vorbereitete Angebote oder Berichte können Sie so Kunden und Partnern vor Ort noch schneller präsentieren.

Philips und Olympus bieten auch kostenlose Versionen Ihrer Apps, die jedoch im Vergleich zur bezahlten Version nur limitiert arbeiten. Es ist jedoch jederzeit möglich ein Upgrade durchzuführen: falls Sie die erweiterten Funktionen wünschen (z.B. bietet Philips Spracherkennung an).

Hier finden Sie die Olympus und Philips Diktier-Apps

Olympus Diktierung (iPhone)

Olympus Diktierung (Android)

Philips Diktier-Recorder (iPhone)

Philips Diktier Recorder (Android)

Spracherkennung

Spracherkennung

Wie wäre es, wenn Sie Ihr Diktat sofort und automatisch erstellen könnten? Das ist keine Zukunftsmusik mehr und definitiv eine Option, um noch schneller arbeiten zu können - denn Sie können jetzt dank Spracherkennung in weniger als einer Minute eine schriftliche Datei vorliegen haben. 


Vorteile: Sprache zu Text in wenigen Sekunden 
Nachteile: Nicht alle Worte werden korrekt verstanden, Satzzeichen müssen genannt werden, erfordert eine klare Aussprache


Stellen Sie sich vor, Sie erstellen eine Audiodatei, speichern diese und können wenig später alles in Textform lesen. Vor zehn Jahren war dies undenkbar. Mit Spracherkennung ist es zur Realität geworden. Lange Zeit war Philips Spracherkennung nur in den gängisten Sprachen wie Englisch, Deutsch, Französisch und Spanisch verfügbar - mittlerweile sind die Algorithmen so vortgeschritten, dass  sogar Sprachen wie Dänisch und Schwedisch, die weniger verbreitet sind, angeboten werden. Philips hat außerdem SpeechLive vorgestellt: Das Gesagte kann automatisch transkribiert und direkt im Anschluss verschickt werden. 

Die Technologie ist präziser geworden und wird mit der Zeit immer besser. Sie müssen jedoch Ihre Dokumente auf Fehler überprüfen. In ein paar Jahren können Sie sich eine Welt ohne Spracherkennung aber sicher nicht mehr vorstellen. Wie am Anfang beschrieben, Sie arbeiten bis zu 7 Mal schneller. Das eröffent völlig neue Wege um auf E-Mails zu antworten und schriftlich zu kommunizieren. 

Probieren Sie SpeechLive hier

Wir hoffen, dass Sie in Sachen Diktate ein wenig weiser geworden sind und so das richtige Produkt finden. 


Sie möchten mehr über Olympus Diktiergeräte erfahren? Lesen Sie hier mehr

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