Online Meetings richtig umsetzen

Wir Deutschen sind auf dem besten Weg zum Weltmeistertitel. Auch wenn es darum geht unzählige Meetings abzuhalten. Und das nicht nur auf der Arbeit. Auch die Hausverwaltung und der Fußballverein laden regelmäßig zu heißen Diskussionen ein. So viel Austausch und Demokratie ist eigentlich ganz nett und sicher ab und an auch nötig, aber das Ganze bringt auch ein paar Schwierigkeiten mit sich, über die wir gerne ein wenig reden würden. Und natürlich haben wir Tipps parat, wie Meetings effizienter werden können.

Persönliche Meetings

Wie gesagt, Meetings abhalten können wir eigentlich. Und Treffen, bei denen alle Teilnehmer physisch anwesend sind, bilden eine gute Grundlage für effektive Kommunikation und sind wahrscheinlich die beste Art und Weise, um für optimale Gruppendynamik zu sorgen.

Motivierende und gut geplante Meetings können also für zusätzliches Engagement und Energie sorgen und im Optimalfall, verlassen alle Teilnehmer das Treffen mit dem Gefühl etwas erreicht zu haben. Im Grunde ist es also nur wichtig zu wissen, warum das Meeting einberufen wird, was noch diskutiert werden muss und was zu erreichen ist.

Trotzdem wäre es ab und an schön, ein wenig zeiteffizienter zu arbeiten. Der Nachteil persönlicher Meetings ist, das viel Zeit und Mühe kosten. Ein Meeting, das offiziell 90 Minuten dauert, kostet Sie effektiv weitaus mehr nur anderthalb Stunden. Zum Beispiel Reisezeit, Vorbereitung und Überstunden nach Feierabend. Hier ein klassisches Sprichwort: Zeit ist Geld. Und das kann oft auch für besseres verwendet werden.

Zu spät zum Meeting

Wir kennen alle dieses Gefühl - der absolute Stress, wenn man zu spät zu einem wichtigen Meeting ist

Meetingeinladungen, die oft eher sinnlos und unnötig erscheinen, sind nicht nur eine Verschwendung unserer Zeit, sondern sorgen auch für Stress und Frustration. Oft passiert es sogar, dass Teilnehmer nicht einmal wissen, warum Sie überhaupt anwesend sind. Trotz des hohen Arbeitspensum denken vielen eben nicht erstmal darüber nach, ob es überhaupt Sinn macht, zu erscheinen. Irgendwie gehören Meetings eben zum Arbeitsalltag dazu und werden nicht hinterfragt.

Haben Sie also den Zweck des Meetings nicht klar kommuniziert, wird es unklar bleiben, was auf der Tagesordnung steht und was von den einzelnen Kollegen erwartet wird. Es ist also nicht unrealistisch, dass Sie sich einfach weiter im Kreis drehen und die Diskussionen der letzten Woche wiederholen. Wichtige Personen nehmen vielleicht gar nicht erst teil, andere haben hingegen überhaupt nichts zu sagen und trauen sich nicht das Meeting einfach wieder zu verlassen. Deswegen fangen Sie an, sich mit etwas anderem zu beschäftigen, was wiederum Kollegen ablenken könnte.

Virtuelle Meetings

Die Lösung für alle oben genannten Probleme? Die Stummschalttaste der virtuellen Welt. Wir leben in Zeiten der Globalisierung und das kann man bis in die kleinste Arbeitsgruppe hinein spüren. Sie arbeiten mit ausländischen Firmen zusammen, suchen Fachkompetenzen außerhalb Ihrer Landesgrenzen und haben möglicherweise Teile der Verwaltung und des Kundendienst dorthin auslagert, wo Löhne und Räumlichkeiten wesentlich günstiger sind. Außerdem fördern viele Unternehmen jetzt die Arbeit von zuhause. Finanziell macht es nur Sinn, dass Reisekosten reduziert und stattdessen technische Tools für Skype-Anrufe und Videokonferenzen mehr und mehr genutzt werden. Und das hat sich bewährt. So gut, dass Sie ab und an Tischnachbarn antreffen können, die sich über ihre Headsets via Skype unterhalten.

Skyoe bietet die Möglichkeit vom Büro aus, Zuhause oder aus dem Auto an Meetings teilzunehmen. Dabei ist das größte Problem die Lärmbelastung. Ein professionelles Headsets mit Geräuschunterdrückung fängt Ihre Stimme präzise ein, filtert aber gleichzeitig störenden Lärm im Hintergrund aus der Gesprächsübertragung heraus und hilft Ihnen dabei sich vol lund ganz auf die Unterhaltung zu konzentrieren.

Aber damit virtuelle Treffen persönliche Meetings ersetzen können, werden hohe Anforderungen an die Technik gestellt. Und jetzt kommen wir endlich zum Unvermeidlichen, dem Elefanten im Raum: Dem Konferenztelefon! Der Knotenpunkt für die Kommunikation von Projektleitern, internationalen Teams, Expats, Kunden und Lieferanten. Und moderne Unternehmen, die auf Telefonkonferenzen angewiesen sind, benötigen schon etwas Besseres, als eine einfache Freisprecheinrichtung. Schließlich sollten alle Teilnehmer klar und deutlich gehört werden und gleichzeitig hören was am anderen Ende der Leitung vonstattengeht.

”A conference call in real life.” Wie gesagt, es ist wichtig, dass die Technik funktioniert.

Wir haben uns umgehört und einen neuen Favoriten gefunden, der alle Bedürfnisse abdeckt. Das Komplettpaket kommt von Polycom. Das Polycom RealPresence Trio 8800 Collaboration Kit ist ein Kommunikations-Hub mit dem Sie und Ihre Kollegen virtuelle Besprechungen schnell und unkompliziert in professioneller Qualität umsetzen können. Auch Präsentationen und Desktop Sharing auf dem großen Bildschirm sind so kein Hexenwerk mehr.

Das Paket umfasst das Konferenztelefon Trio 8800, die RealPresence Visual+ Box und eine Logitech C930e Webcam. Es kann sowohl für Sprach - als auch für Videoanrufe verwendet werden. Es ist unkompliziert zu bedienen, wahnsinnig effizient und auch das Design ist stillvoll und diskret gehalten. Das Trio 8800 kann außerdem als unabhängiges Konferenztelefon verwendet werden, ohne weiteres Zubehör zu benötigen. Koppeln Sie es einfach mit Lync oder Skype for Business und schon ist es einsatzbereit.

Möchten Sie eine Videokonferenz durchführen, können Sie die kleine Visual+ Box verwenden, die im Lieferumfang enthalten ist. Über ein HDMI Kabel funktioniert sie mit jedem Bildschirm. Um Videokonferenzen einzurichten, schließen Sie einfach eine normale Webcam an, die auch im Paket enthalten ist. So sehen und hören Sie sich, sowohl auf dem Computer, als auch auf dem Bildschirm. Ganz nach Ihren Anforderungen können alle Einzelteile auch separat erworben werden.

Polycom Trio 8800

Polycom Trio 8800. Alles was Sie für ein Online Meeting benötigen

Intuitive Bedienung

Und wie funktioniert das Trio 8800 in der Praxis? Schließen Sie es einfach an eine Steckdose im Meeting Raum an und stellen Sie eine Verbindung zu einem VoIP-Clienten, wie Skype for Business her. Schon kann es losgehen. Über den Touchscreen können Sie sich dafür sogar mit Ihrem eigenen Skype Profil auf der Telefonspinne einloggen. So rufen Sie wie gewohnt einen Kontakt aus Ihrer Liste an.

Für mehr Sicherheit leuchtet während des Anrufs ein grünes Licht neben dem Mikrofon auf, um anzuzeigen, dass es läuft. Jeder Arm des Konferenztelefons hat einen kleinen Knopf, der dazu genutzt werden kann den Anruf zu beenden. Daraufhin leuchtet das Licht rot.

Mit den Plus- und Minus Tasten neben dem Touchscreen lässt sich die Lautstärke variieren. Die Bedienung der klaren, hellen Benutzeroberfläche ist intuitiv, und sie finden sich schnell zwischen Kontakten und dem Anrufverlauf zurecht. Abhängig von Ihrer Plattform, können Sie auch auf Sprachnachrichten zugreifen und die Bluetooth und Netzwerkeinstellungen ändern.

Polycom ist für die hohe Qualität der Produkte bekannt und das Trio bildet hier keine Ausnahme. Der Lautsprecher funktioniert hervorragend und gibt klare HD-Audioqualität wieder. Dank der Bluetooth Verbindung, eignet er sich auch dafür Musik von Computer und Handy wiederzugeben. Der Sound überzeugt mit sattem Bass und lebendigen Höhen.

Das Mikrofon zeichnet alle Geräusche in einem Winkel von 360° Grad auf und hat dabei eine Reichweite von bis zu sechs Metern, sodass alle Stimmen im Raum klar und deutlich übertragen werden. Befinden Sie sich ein einem großen Meeting Raum, kann der Radius zusätzlich erweitert werden. Dafür verteilen Sie einfach weitere Tischmikrofone im Raum. So schließen Sie alle Teilnehmer mit gleichbleibend professioneller Qualität ein. 

Das Trio arbeitet außerdem mit der smarten NoiseBlock-Technik, die dafür sorgt, dass die Mikrofone automatisch Hintergrundgeräusche ausblenden. Zum Beispiel, wenn Kaffeetassen klappern, Türen quietschen oder das Müllauto vor dem gekippten Fenster vorbei fährt. So werden Unterbrechungen und Störungen minimiert und der Fokus auf den Anruf bewahrt.

Die Konferenzlösung mit dem Polycom Trio 8800 ist zwar nicht günstig, aber eine gute Investition und ein leistungsstarkes Business Tool. So verfügen Sie über alles, das für ein gutes Meeting wichtig ist im Komplettpaket. Durch gesenkte Reisekosten und Zeitersparnis haben Sie bald jeden Cent wieder wett gemacht.

Aber vielleicht brauchen Sie einfach nur ein simples aber flexibles Konferenztelefon für Sprachanrufe, bei denen Sie zum Beispiel mehrere Personen in ein Handytelefonat einbinden? Dann passt die Polycom VoxBox am besten zu Ihnen. Die VoxBox ist eine kompakte Freisprecheinrichtung, die sich unkompliziert transportieren lässt. Die Verbindung zu Ihrem Handy stellen Sie ganz einfach via USB oder Bluetooth her. Dazu brauchen Sie keine Software - einfach einstecken und loslegen. Die kleine Box arbeitet mit 4 Mikrofonen, sodass Ihre Kollegen klar zu hören sind und die legendäre Klangqualität von Polycom genießen können. HD Voice sorgt dafür, dass alle Stimmen klar wiedergegeben werden während NoiseBlock gleichzeitig störenden Geräusche aus der Umgebung unterdrückt.

Polycom VoxBox
Die Polycom VoxBox - flexibles und mobiles Konferenztelefon für kleine Meetings


Ganz egal, wie Sie arbeiten - Polycom bietet ein Set, das ganz Ihren Anforderungen entspricht. Dabei liegt der Fokus auf Skalierbarkeit und Flexibilität. Dank der hervorragenden Audioqualität, kann auch die Hotellobby in einen Besprechungsraum verwandelt werden. So kann Sie nicht einmal ein verspäteter Zug daran hindern rechtzeitig an einem wichtigen Meeting teilzunehmen. 

Polycom Produktvideo: Gute Online Meetings umsetzen.

Tipps für effektive Meetings

Ganz egal, ob Sie ein persönliches oder virtuelles Meeting abhalten möchten oder regelmäßig die Kombination aus Beidem praktizieren, wir haben Ihnen ein paar Regel zusammen gestellt, um Ihnen das Leben ein wenig einfacher zu machen.

1. Die Meeting Agenda frühzeitig kommunizieren

Rechtzeitig dem Beginn des Meetings sollte die Agenda stehen und an alle potentiellen Teilnehmer verschickt sein. So können sich alle auf die Besprechung vorbereiten. Dabei sollte von Vornherein klar sein, warum bei dem treffen geht, was zu diskutieren ist, welche Entscheidungen getroffen werden müssen und was von den einzelnen Teilnehmern erwartet wird. So kann vermieden werden, dass sich Kollegen erst während des Meetings in eine Thematik einlesen und so die Entscheidungsfindung verlangsamt wird oder wichtige Punkte übergangen werden.

2. Checken Sie die Technik vorher

Verlassen Sie sich für Ihr Meeting auf technische Hilfsmittel, sollten Sie schon vor der Besprechung kurz testen, ob alles funktioniert. Vertrauen Sie niemals darauf, das etwas von ganz alleine klappt! Um zum Beispiel eine PowerPoint Präsentation auf einem großen Bildschirm darzustellen, sollten Sie die Verbindung zwischen Computer und Projektor testen und die Präsentation nicht in der Cloud, sondern auch lokal auf Ihrem Computer abspeichern. So können Sie sicher stellen, dass Sie darauf zugreifen können. Checken Sie auch die Stromversorgung und den Ton. Werden einige Kollegen nur virtuell am Meeting teilnehmen? Rufen Sie nach Möglichkeit schon vorher an und stellen die Konversation in den Standyby-Modus. So können sie darauf vertrauen, dass während des Meetings alles reibungslos funktioniert

3. Halten Sie getroffene Entscheidungen schriftlich fest

Natürlich gibt es immer noch die Allzeit beliebte Aufgabe das Protokoll des Meetings zu schreiben. Teils, um sich an das Gesagte und Entscheidungen zu erinnern, teils, um abwesenden Kollegen trotzdem einen Überblick zu verschaffen. Notizen sind und bleiben aber lästig. Natürlich gibt es ein paar Tricks um das Unterfangen ein wenig einfacher zu gestalten. In den meisten Unternehmen enthalten Protokolle tendenziell eher zu viele, als zu wenige Informationen. Hier kommt eine altbekannte Weisheit ins Spiel: Weniger ist mehr! Im Prinzip müssen Sie sich nur auf Entscheidungen und Delegationen konzentrieren, also alles, was anschließend Handlungen erfordert. Das wird besonders übersichtlich, wenn Sie alle Entscheidungen direkt unter die Punkte der ursprünglichen Gliederung packen. So sind die Notizen schon vor dem Meeting fast fertig.

Es ist vielleicht auch schon passiert, dass eine eigentlich kurze Aufzeichnung zu unübersichtlichem Gekrakel wurde, das anschließend kaum zu entziffern war. Hierzu ein weiterer Tipp: Technologie. Zum Beispiel können Sie ein Diktiergerät verwenden, um das Meeting aufzuzeichnen. So können Sie im Zweifel noch einmal alles abhören. Außerdem folgen Sie dem Meeting störungsfrei, ohne tippen oder schreiben zu müssen. Trotzdem - gehen Sie am besten noch am selben Tag oder direkt nach dem Meeting durch die Aufnahme. Das spart viel Zeit und Sie erinnern sich noch gut an das Gesagte

4. Beenden Sie das Meeting rechtzeitig

Die meisten haben ein stressigen Arbeitsalltag und keine Zeit für unnötig lange Diskussionen. Machen Sie es sich zur Gewohnheit Tagesordnung und Zeitplan streng einzuhalten. Ein Meeting das "so lange dauert, wie es dauert" mit Teilnehmern, die anderorts sein wollen/sollten ist für alle ein Verlust. Beenden Sie die Besprechung lieber pünktlich und planen für die letzten offenen Punkte ein weiteres Meeting. Oder noch besser: Sie klären die letzten Punkte über Email oder Telefon. 

So! Jetzt müssen Sie nur noch in die Pötte kommen und die Agenda für das nächste Meeting schreiben. Natürlich erst, nachdem Sie klar gestellt haben, dass das Meeting überhaupt nötig ist. Dann brauchen Sie nur noch Zeit und Reisekosten zu bedenken, um sich zwischen einem persönlichen oder virtuellen Meeting zu entscheiden. Die Technologie dafür existiert schließlich und kann eine wertvolle Investition für Ihr Unternehmen sein.

 

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