Olympus Diktiergeräte - Server und Software

Diktiergeräte in den Workflow im Unternehmen einzubinden, erfordert Fachwissen aus der IT-Abteilung. Alle Diktiergeräte im Unternehmen sollen so reibungslos wie möglich mieinander kommunizieren. Erfahrungsberichte von anderen und der Rat vom Profi kann weiterhelfen.

Egal ob Sie ein Diktiergerät als Arzt, Anwalt, Unternehmer, Verkäufer oder in einem ganz anderen Kontext verwenden, Sie brauchen ein gutes Programm, das in der Lage ist die große Mengen an Diktaten und Dokumenten zu verarbeiten. Aus diesem Grund ist ein Diktiergerät genauso viel Software wie Hardware.

Glücklicherweise bieten Produzenten von Diktiergeräten für den professionellen Gebrauch Hilfe an. Philips bietet SpeechExec Pro für ihre Diktiergeräte und Olympus ODMS – beide Programme können problemlos sowohl einzelne Nutzer auf einem Computer unterstützen, als auch mit komplizierten Workflow-Prozessen in großen Unternehmen umgehen. Aber um als Diktierender oder als Transkribierender ungestört zu arbeiten, ist eine Konfiguration nötig, die auch für Fortgeschrittene unübersichtlich wirken kann.

Deswegen haben wir den nordischen Key Account Manager von Olympus – Thomas Karnehammer- interviewt. Er beschreibt, was ODMS eigentlich ist und verschafft uns einen Überblick.

Welche Version von Olympus ODMS ist momentan am Markt?

Die neuste Version ist ODMS R7 und ist 2018 erschienen. Wir erwarten, dass immer mehr Kunden diese Version verwenden und auch die neuen Diktiergeräte DS-9000 und DS-9500 mehr und mehr annehmen.

Das R7 Olympus Dication Module

Das Älteste was wir noch häufig in Verwendung sehen ist unser DSS Player Pro R5, der 2008 zusammen mit unserem-5000 und AS-5000 auf den Markt gekommen ist.

Wir haben auf ODMS R6 upgegradet, als 2012 die neue Serie an Diktiergeräten und Fußpedalen DS-7000 und AS-7000 erschienen ist. Diese Version ist R5 zum Verwechseln ähnlich, vor allem auf der Serverseite, aber man braucht dafür eine besondere Server Manager Lizenz.

Welche verschiedenen Lizenzen gibt es?

Die normale Lizenz ist das, was wir eine Standalone-Lizenz nennen. Sie ist beim Kauf von Diktiergeräten und Fußpedalen mit Software im Paket enthalten. Dafür müssen Sie nur die Software auf dem Computer installieren und den Lizenzschlüssel eingeben – Sie haben sofort Zugang.

Wenn jetzt aber mehrere Mitarbeiter eines Unternehmens die Software benutzen sollen, kann es sich durchaus auszahlen die lokalen Lizenzen mit einer zentral gesteuerten Workgroup oder Multilizenz auszutauschen. Das läuft dann über einen Lizenzserver, der zentral an einer Stelle genutzt werden kann.

Während der Installation wählen Sie, ob es sich um eine Einzel- oder Mehrfachlizenz handeln soll.

Eine Workgroup-Lizenz ist auch an die Anzahl der Nutzer, die gerade eingeloggt sind gebunden – aber nicht an die Anzahl der Einzelgeräte. So kann es oft die einfachere und billigere Lösung sein, wenn Sie eine entsprechende Anzahl von Nutzern haben. Zehn Standalone-Lizenzen geben Zugang für zehn Computer und werden vermutlich nicht die ganze Zeit verwendet.

Zehn Workgroup-Lizenzen ermöglichen den Zugang von zehn Benutzern zur selben Zeit, unabhängig vom verwendeten Gerät – man ist also viel flexibler. Und das ist ein großer Vorteil.

Kann man also von Standalone zu einer Multilizenz wechseln?

Ja, ohne weiteres! Sie wechseln kostenlos zur Multilizenz, solange Sie noch die originalen Lizenzpapiere haben - also heben Sie diese gut auf!

Eine andere Anforderung ist, dass Sie fünf gleiche Lizenztypen auf einmal austauschen. Zum Beispiel können nicht acht Diktierlizenzen und zwei Transkriptionslizenzen ausgetauscht werden. Aber Sie können fünf Diktier- und fünf Transkriptionslizenzen austauschen. Das gleiche gilt für die Version R6 – R6 ist nicht das gleiche wie R7.

Außerdem sollten Sie sicher sein, dass Sie mit einem Managermodul arbeiten. Abhängig von der ODMS-Version kostet das ein wenig. Es ist also eine gute Idee sich erst einmal zu erkundigen, beispielsweise bei Zinuss was genau auf einen zukommt.

Wie kann man herausfinden, welchen Lizenztyp man hat?

Das zeigen dir die ersten drei Zeichen der Lizenz an. Beim Diktieren ist das RD, beim Transkribieren RT. Und das dritte Zeichen steht für die Version, 7 für R7 usw.

Falls da beispielsweise RD7 steht, ist das also eine Diktierlizenz für die Version R7. RT6 ist dann eine Transkriptionslizenz für R6.

Ist es möglich von R6 auf R7 upzugraden?

Das ist kein Problem. Dafür ist nur eine Upgradelizenz nötig. Das ist günstiger, als die Software neu zu kaufen.
Falls Sie von R5 auf R7 wechseln möchten, müssen Sie jedoch eine neue Lizenz kaufen. Ihr könnt hier ja einen Link ergänzen um den Lesern weiterzuhelfen.

Hier finden Sie die R7 Software. 

Das machen wir gerne. Gibt es noch andere Dinge auf die man aufpassen sollte?

Ja, Software und Driver sind normalerweise im Paket enthalten, aber wir haben auch Diktiergeräte ohne Software. Die heißen meist System Edition, darauf sollte man also durchaus aufpassen. Außerdem wird die Software als CD mitgeliefert oder einfach von der Website herunter geladen.

Selbst wenn Sie nur eine Standalone-Lizenz nutzen, brauchen Sie nicht so sehr darauf zu achten, ob da 1.2 oder 1.4 steht – holen Sie sich einfach die neueste Version.

Arbeiten Sie mit einer Serverlizenz, können Sie alle Versionen zentral steuern und auf diese Weise die Kontrolle behalten – das ist also kein Problem.

Wir würden gerne etwas mehr über die Serverinstallation erfahren. Was ist hier die normalste Lösung?

Citrix und RDS sind die Systeme, auf die wir am meisten stoßen, wenn wir mit unseren Kunden kommunizieren. Das sind Systeme, die wir unterstützen, aber wir empfehlen unseren Kunden lieber einen Experten für Diktiergeräte zu kontaktieren, wie beispielsweise euch. Bevor man mit dem Installieren beginnt, sollte man sich etwas Wissen aneignen, nicht nur was das Handhaben der Lizenz und der Serversoftware angeht.

Zum Beispiel müssen Sie Sie erst Feature Desktop Experience installieren, bevor Sie RDS verwenden können - und das braucht oft einen Serverneustart. Das braucht etwas Planung, da das nichts ist; was man einfach so mitten an einem stressigen Arbeitstag macht.

Arbeiten Sie mit Citrix oder RDS, muss der Driver lokal installiert werden. ODMS und der Driver können nicht gleichzeitig installiert werden. Es gibt viele andere Dinge, mit denen man einfach nicht rechnet, wenn man es nicht weiß. Es lohnt sich also in jedem Fall einen Experten mit ins Boot zu holen.

Lassen Sie uns jetzt über die Diktiergeräte sprechen. Ihr habt gerade eine neue Serie an Diktiergeräten auf den Markt gebracht – DS-9500, DS-9000 und DS-2600.

Ja, es sind die professionellen Diktiergeräte DS-9500 und DS-9000 erschienen, die den Vorgänger DS-7000 und die noch ältere Version DS-5000 ablösen. Und außerdem das semiprofessionelle DS-2600, das das DS-2500 ersetzen soll. Und zuletzt haben wir 2017 ein ganz neues RecMic USB-Mikrofon herausgebracht. Wir waren gut beschäftigt, aber sind mit den Ergebnissen auch sehr zufrieden.

Das Olympus DS-9500 und DS-9000 . Von außen gleich, doch unter der Schale verstecken sich verschiedene Funktionen

Was ist der Unterschied zwischen DS-9500, DS-9000 und DS-2600?

DS-9000 und DS-9500 arbeiten mit ODMS. Das DS-2600 arbeitet hingegen mit dem DSS Player. Er eignet sich gut zum Abspielen der Aufnahmen und für unkomplizierte Workflows. Wenn man mehr als das möchte, ist ODMS die bessere Wahl.

In das DS-9000 und DS-9500 sind auch mehr Workflow-Funktionen eingebaut, in denen man die Aufnahmen priorisieren kann und verschiedene Benutzer ein Diktiergerät verwenden können. Außerdem können Aufnahmen gemacht werden, ohne die Hände zu nutzen, da alles mit den Füßen gesteuert werden kann, wenn das Diktiergerät in der Station steht. Es gibt insgesamt einfach mehr Möglichkeiten.

Des Weiteren ist das DS-9500 das erste Diktiergerät am Markt, in dem WiFi integriert ist, so dass zum Beispiel mit einem Handy verbunden werden kann. So könne Aufnahmen überall versendet werden und Sie bleiben auf dem Laufenden, egal wo Sie sind - im Auto, am Flughafen oder auch bei einem Kunden. Sie sind also nicht mehr von Ihrem Computer abhängig, um Aufnahmen zu versenden. Das ist auf jeden Fall die revolutionärste Neuerung bei unserem neuen Diktiergerät.

Interessieren Sie sich für ein simples Diktiergerät, empfehle ich das DS-2600. Das DS-9000 ist die bessere Wahl für einen funktionierenden Workflow. Möchten Sie immer flexibel sein und überall diktieren, ist das DS-9500 die richtige Wahl.